Lo utilizziamo quotidianamente per le più diverse operazioni: lungi dall’essere un mero telefono cellulare, il nostro smartphone diventa di volta in volta una macchina fotografica, un’agenda, un dispositivo per navigare in rete, un lettore musicale, una videocamera, un videogioco, una calcolatrice, un registratore vocale, un e-book reader. E da oggi, mediante l’installazione di un’apposita app per timbrare il cartellino, il nostro smartphone può diventare anche il punto cardinale di un innovativo sistema di rilevazione delle presenze mobile.
La rilevazione delle presenze diventa mobile
Ma perché un’azienda dovrebbe optare per il cosiddetto cartellino virtuale? Prima di tutto va sottolineato che le app per la gestione delle presenze permettono una reale semplificazione della procedura, rendendo il meccanismo di comunicazione di inizio e di termine dell’attività lavorativa veloce e automatico. Su apposita richiesta di alcune società, e visto l’interesse di molte aziende, il Garante della Privacy ha dato il via libera all’utilizzo delle app per timbrature già nel 2016. Va però specificato che, al fine di tutelare al massimo i dipendenti, lo stesso Garante ha posto delle limitazioni alle aziende che hanno deciso di semplificare questa procedura: ai lavoratori, infatti, viene garantita la possibilità di non installare l’app per timbrare il cartellino. Questi lavoratori, anziché utilizzare una specifica app professionale per la gestione presenze, continueranno ad utilizzare i metodi precedenti, ovvero la classica timbratura fisica del cartellino o la firma del registro in entrata e in uscita.
Il controllo accessi via bluetooth
Le app per timbrare il cartellino sono interessanti sia per la gestione amministrativa del personale impegnato lontano dall’azienda sia per i dipendenti impegnati in sede. Nel primo caso, infatti, le app per la gestione delle presenze vanno ad incrociare, attraverso il sistema di geolocalizzazione, le coordinate geografiche del luogo di lavoro con la effettiva posizione del lavoratore. Nel secondo caso, invece, lo smartphone può essere trasformato in un comodissimo badge attraverso il controllo accessi bluetooth, che permette di interfacciare direttamente e senza nessun pairing preliminare gli smartphone di ultima generazione con i terminali per la gestione delle presenze in azienda.
La tecnologia wireless Bluetooth Low Energy, anche detta semplicemente Bluetooth 4.0, permette di arrivare ad una distanza di lettura che va dai 30 centimetri fino a 10 metri, e questa lunga distanza rende possibile l’utilizzo dello smartphone non solo come badge di rilevazione delle presenze, ma anche come pratico dispositivo per l’apertura di un’eventuale sbarra del parcheggio aziendale.
I limiti posti alle app per timbrare il cartellino
Va sottolineato che, soprattutto in caso di utilizzo del sistema di geolocalizzazione, il Garante ha chiarito in modo esplicito quali sono i limiti che l’azienda deve rispettare per garantire la privacy dei propri lavoratori. I dipendenti, per esempio, devono sempre avere la possibilità di capire che la geolocalizzazione della app è in funzione, e l’azienda, da parte sua, non può conservare i dati raccolti oltre l’intervallo di tempo strettamente necessario per accertare che il lavoratore stia concretamente rispettando i suoi impegni.
