Il passaggio tra il vecchio software per hotel e quello nuovo non è mai semplice: ci sono alberghi che continuano da anni ad usare dei gestionali per hotel obsoleti e sorpassati, i quali, più che aiutare, rallentano e complicano la loro attività. Eppure la transizione verso questo nuovo strumento viene spesso visto come potenzialmente stressante, un po’ per il passaggio di consegne, un po’ per la necessità di dover imparare ad utilizzare un’applicazione nuova.

La pigrizia, insomma, frena molti albergatori, i quali, però, in questo modo, rischiano grosso: va infatti sottolineato che il software gestionale per hotel può fare il brutto e il cattivo tempo di un’attività.

Cos’è, di preciso, un gestionale per alberghi?

Quando si parla di software per hotel ci si riferisce a dei programmi che facilitano la gestione dell’albergo, andando ad aggregare tutti i dati relativi alla struttura ricettiva (e dunque i dati relativi alla contabilità, alle camere, alla ristorazione, al centro wellness e via dicendo) e rendendo possibile automatizzare le diverse operazioni, dalle prenotazioni delle camere alla fatturazione. E non è tutto qui, in quanto i miglior software per la gestione hotel raccolgono, analizzano e archiviano anche tutte le informazioni utili in base alle quali impostare la strategia di marketing della struttura ricettiva.

Piattaforme di pagamento, CRS, channel manager e sistemi di booking per hotel, tutti questi strumenti vanno ad incontrarsi nel software per la gestione alberghiera, che diventa così il fulcro dell’intera attività.

Tante funzionalità in un’unica piattaforma

Un software per hotel deve essere in grado di facilitare la gestione di una struttura alberghiera di qualunque tipologia e dimensione in un gran numero di attività e mansioni:

  • gestione di tariffe e offerte promozionali
  • gestione di ogni tipologia di struttura, dal singolo albergo alla catena, passando anche per gli appartamenti
  • gestione rapida e precisa delle regole di prenotazione
  • impostazione rapida delle politiche di cancellazione, nonché dei metodi di pagamento
  • strumenti per perfezionare la strategia di marketing in base ai dati reali
  • integrabile con tutte le applicazioni di cui si ha necessità
  • semplice da utilizzare
  • servizio di supporto tecnico preparato, sia per la formazione iniziale che per l’utilizzo quotidiano

Come individuare il migliore software gestionale per il proprio hotel

La prima e fondamentale caratteristica di un software per hotel è quella di aiutare effettivamente gli amministratori della struttura ricettiva, semplificando il loro lavoro. Un gestionale per hotel che non è integrato con un channel manager, per esempio, obbliga gli addetti a gestire a mano le prenotazioni delle camere, così da andare incontro a pericolosi errori, tutt’altro che impossibili, soprattutto in alta stagione. Quella di utilizzare un software per la gestione alberghiera che non si può integrare con gli altri software in utilizzo, dunque, è ovviamente una scelta da evitare.

Non è tutto qui: un moderno software per hotel non può non appoggiarsi al cloud, pena il ritrovarsi esposti, in caso di danneggiamenti, alla scomparsa totale dei dati. Un gestionale per alberghi sul cloud, infatti, non richiede di server in sede – con i costi che questi comportano – e può essere usato da qualsiasi dispositivo connesso alla rete, senza necessitare di alcun tipo di installazione.