Essere una piccola azienda non significa avere piccole esigenze. Eppure non si contano le PMI che, a causa di uno scarso sviluppo digitale dei processi aziendali, frenano la possibilità di portare delle migliorie nel campo della gestione del personale e quindi in seconda battuta nelle performance.

La situazione della gestione del personale

Tutte le persone sono ormai dotate di smartphone e quindi di dispositivi estremamente versatili e costantemente connessi alla rete che potrebbero essere sfruttati, tramite applicazioni e portali appositi, per le più differenti esigenze, anche nel campo della gestione del personale delle PMI.

Molte piccole e medie aziende, invece, non hanno nemmeno introdotto l’utilizzo di badge elettronici, senza i quali non è possibile segnalare in modo efficiente la propria presenza al lavoro. In alcuni casi si è addirittura fermi all’utilizzo degli ormai ampiamente obsoleti cartellini cartacei.

Questi sistemi non garantiscono un’efficienza minima per la gestione del personale nel 2020 o nel prossimo futuro, in un mondo in cui il remote working è pratica comune e lo smart working si mostra in decisa crescita.

Non si contano i dipendenti che lavorano frequentemente lontani dalla sede aziendale né, peraltro, le situazioni in cui il personale si trova a lavorare senza poter accedere a un computer fisso (ipotesi che di fatto rende inefficace anche i sistemi per la rilevazione delle presenze accessibili solo da desktop).

Da qui, quindi, la necessità di adottare anche nelle aziende di piccole dimensioni dei software di gestione presenze in grado di “seguire” il personale nei suoi movimenti reali. Per ora, però, non sono molte le imprese che hanno optato per delle soluzioni mobili per la gestione del personale: indagini recenti parlano infatti di una fetta ridotta, compresa tra il 4% e l’8%.

Non è tutto qui: nella maggior parte dei casi, le aziende si affidano a dei sistemi per la gestione del personale che non permettono di avere informazioni in tempo reale sulla posizione e sull’effettiva operatività dei dipendenti. Questo è possibile solo attraverso l’implementazione di sistemi cloud, e di un sistema razionale per la gestione degli accessi, che ha ovvie conseguenze positive anche sul lato della sicurezza aziendale.

Non solo rilevazione presenze: innovazione anche per ferie e malattie

I moderni software per la gestione del personale non si limitano peraltro a gestire la sola rilevazione delle presenze. Queste piattaforme permettono infatti ai dipendenti di poter registrare e gestire le assenze da dispositivo mobile, con una più facile comunicazione tra personale e azienda ed eliminando i classici problemi di rendicontazione a fine mese, vero e proprio incubo dei titolari e del personale amministrativo.

Dalle indagini effettuate nell’ultimo anno, però, si scopre che circa 1 azienda su 6 utilizza ancora sistemi cartacei per la comunicazione di ferie, permessi e malattie.

Una gestione del personale intelligente anche per le PMI

Il diffuso utilizzo di pratiche obsolete per la rilevazione delle presenze e per la comunicazione delle assenze si spiega con la convinzione che solo le grandi imprese abbiano il bisogno di semplificare e velocizzare questi processi, il che è ovviamente errato: in questo contesto economico e legislativo sempre più sfidante, anche piccole e microimprese sono chiamate ad adottare soluzioni efficaci per il time management.

Grazie ai moderni software per la gestione del personale è infatti possibile semplificare le attività quotidiane, migliorando i processi.