Si sente spesso parlare di digitalizzazione della gestione documentale, vediamo insieme di cosa di tratta, come realizzarla nel rispetto della normativa e i vantaggi che può portare alle aziende che la mettono in atto.
La gestione documentale è l’insieme dei processi necessari per creare, acquisire, organizzare, approvare, archiviare, recuperare documenti in formato digitale.
Si tratta di un processo centrale per le aziende che vogliono migliorare l’efficienza operativa, garantire conformità normativa e sicurezza dei dati, ridurre i costi e raggiungere gli obiettivi ESG.
La gestione documentale deve rispettare diverse normative, sia nazionali che europee, per garantire la privacy e la sicurezza dei dati. Tra le più conosciute ci sono il GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati) una delle principali normative per gestire i documenti contenenti informazioni personali, il CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) e il Regolamento eIDAS che stabiliscono le regole per la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, inclusa la classificazione, la firma, la sicurezza e la conservazione dei dati.
Il primo passo per una gestione elettronica dei documenti davvero efficiente è dotarsi di un DMS (Document Management System) che consenta almeno:
- un’archiviazione centralizzata dei documenti
- una ricerca tramite parole chiave, metadati e filtri
- la gestione di workflow di base
- il controllo degli accessi, la condivisione e la protezione dei documenti
Molti documenti che le aziende trattano prevedono anche l’apposizione di firme di diversi soggetti per motivi normativi o di processo.
In questo caso è necessario dotarsi di un applicativo, possibilmente integrato nel DMS utilizzato, che consenta di apporre firme elettroniche in modo semplice, intuitivo ma sempre in linea con la normativa.
La normativa italiana ed europea prevede diverse tipologie di firma applicabili in diversi contesti:
- firma elettronica semplice
- firma elettronica avanzata
- firma elettronica qualificata o digitale
Le prime due sono processi di verifica dell’identità che non richiedono la validazione di un ente accreditato l’ultima tipologia prevede il rilascio di un certificato da una Certification Autority qualificata (QTSP) abilitata al rilascio di questo tipo di certificati.
La scelta della firma da apporre al documento dipende da diversi fattori: normativi, di rischio e di contestabilità del documento che viene sottoscritto.
Utile anche l’utilizzo di marche temporali qualificate per attribuire data e ora certe e opponibili a terzi dell’apposizione della firma.
Dopo aver ottenuto il documento firmato digitalmente e all’interno del DMS aziendale, l’ultimo step è la conservazione digitale a norma dei documenti, per garantire nel tempo le caratteristiche di autenticità, integrità, leggibilità, reperibilità dei documenti.
I principali benefici della gestione elettronica dei documenti
I benefici principali di una gestione documentale digitale sono i seguenti:
- Semplificazione dei processi e riduzione dei costi
Vengono ridotti i tempi di ricerca, approvazione e condivisione, ottimizzando i processi aziendali. L’integrazione con flussi di lavoro automatizzati elimina attività manuali, riducendo errori e costi operativi, accelera l’approvazione e la condivisione ottimizzando il workflow aziendale e migliorando l’efficienza operativa.
- Maggior sicurezza e riduzione del rischio
Viene garantita l’integrità dei documenti, grazie a meccanismi crittografici che ne impediscono contraffazioni e alterazioni, che potrebbero causare errori o frodi, migliorando la sicurezza e riducendo il rischio.
- Sostenibilità
Grazie alla gestione elettronica dei documenti viene eliminata la necessità di stampare e archiviare documenti cartacei, riducendo il consumo dei materiali di stampa e la necessità di spazi di stoccaggio con un impatto positivo sulla sostenibilità aziendale
- Compliance normativa
Assicura il rispetto delle normative, riducendo il rischio di sanzioni e permettendo alle aziende di rispondere rapidamente alle eventuali richieste degli enti di controllo.
Una gestione documentale di qualità non ammette soluzioni improvvisate e non delineate. Richiede requisiti, funzioni e contesti. È quindi indispensabile affidarsi a soluzioni complete e in linea con la normativa.
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