Quando inizia davvero il percorso di un nuovo collaboratore in azienda? Non il primo giorno in ufficio, ma dal momento in cui firma il contratto di lavoro.
Accogliere una nuova risorsa, infatti, significa costruire da subito una relazione di fiducia, comunicare i valori aziendali e trasmettere un senso di appartenenza. Oggi è possibile strutturare questa fase in modo semplice, digitale e coinvolgente.
Facciamo luce sul preboarding, quella fase tanto delicata quanto (ancora) trascurata che è decisiva per un inserimento efficace nell’ecosistema aziendale.
Il valore del preboarding: perché inizia tutto prima del primo giorno
Arrivare al primo giorno di lavoro senza un’idea chiara su ciò che li aspetti è il disagio maggiore che accusano i neoassunti. E di quali informazioni potrebbero avere bisogno, in occasione di un nuovo inizio? La piantina dell’ufficio, informazioni sulla composizione del team, la possibilità di visionare documenti funzionali all’inserimento in azienda. Insomma, dettagli che aiutino il nuovo assunto a sentirsi guidato, informato e valorizzato.
Le statistiche parlano chiaro: quasi la metà dei neoassunti non riceve comunicazioni prima dell’ingresso in azienda e molti di loro valutano di lasciare il nuovo posto già dopo il primo giorno. Un preboarding efficace, invece, può aumentare in modo significativo la retention e migliorare l’esperienza complessiva del lavoratore.
Onboarding digitale: i vantaggi per HR e dipendenti
Scegliere un software per la gestione di preboarding e onboarding significa automatizzare e centralizzare tutte le attività legate alla fase pre-assuntiva, come ad esempio:
- Digitalizzare la burocrazia: raccolta documenti, firme elettroniche e checklist online.
- Personalizzare l’esperienza: inviare messaggi di benvenuto, materiali informativi o video introduttivi su misura.
- Monitorare l’avanzamento: dashboard intuitive per controllare lo stato di ogni inserimento.
- Garantire sicurezza e compliance: processi conformi al GDPR e accessi controllati.
- Coinvolgere fin da subito: fornendo ai nuovi assunti strumenti, contatti e informazioni utili prima del loro primo giorno.
Curare il preboarding, quindi, porta benefici solo al neoassunto, ma all’intera organizzazione.
Per il team HR significa snellire i flussi, garantire coerenza tra selezione, assunzione e onboarding, nonché ridurre il rischio di errori manuali o ritardi.
Per il nuovo collaboratore, invece, rappresenta la possibilità di sentirsi parte dell’azienda ancora prima di varcarne la soglia: può conoscere i colleghi, completare le pratiche, scoprire la cultura aziendale e iniziare il suo percorso con entusiasmo.
È un passo che migliora la employee experience, ma anche l’employer branding, trasmettendo l’immagine di un’organizzazione attenta, innovativa e orientata alle persone.
Le soluzioni HR di nuova generazione stanno portando il preboarding oltre la semplice gestione amministrativa. L’obiettivo è un futuro prossimo in cui si possa offrire un’esperienza a 360° che includa attività come formazione e-learning, agenda del primo giorno, configurazione della postazione di lavoro e assegnazione di un referente dedicato.
Il preboarding non è più solo una “fase di passaggio”, ma il primo atto di engagement tra l’azienda e il suo nuovo talento. Perché il vero benvenuto si dà nel momento in cui si decide di lavorare insieme.
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