Il 2025 ha portato una svolta nella gestione delle note spese aziendali: per dedurre vitto, alloggio, trasporti e trasferte non si può più usare il contante. La Legge di Bilancio 2025 ha imposto i pagamenti tracciabili e le imprese, grandi e piccole, hanno dovuto adeguarsi.
Oggi, a distanza di quasi un anno, le PMI hanno in gran parte compiuto questo passaggio. Molte hanno introdotto carte aziendali, altre hanno aggiornato le policy delle note spese, altre ancora hanno iniziato a digitalizzare la raccolta dei giustificativi. Ma è importante rispettare la norma e al contempo avere processi fluidi, veloci e sostenibili.
Gestione spese nelle PMI: criticità e progressi nel 2025
Nelle grandi aziende la transizione è stata quasi naturale, grazie a sistemi già integrati. Nelle PMI, invece, il percorso si è rivelato più frammentato:
- carte aziendali non sempre collegate al gestionale;
- note spese ancora compilate su Excel;
- movimenti bancari riconciliati a mano a fine mese;
- giustificativi raccolti in formati diversi.
Il risultato? Le regole sono rispettate, ma i processi restano lenti, soggetti a errori e poco trasparenti.
Dall’esperienza delle imprese emergono tre criticità ricorrenti:
1. Strumenti isolati: avere carte di pagamento senza un software integrato significa moltiplicare controlli e passaggi manuali.
2. Mancanza di regole interne: senza una policy chiara su spese e modalità di rimborso, i collaboratori si muovono in modo disomogeneo.
3. Dati dispersi: scontrini cartacei, ricevute caricate in ritardo e movimenti bancari non collegati rallentano il lavoro dell’amministrazione e aumentano il rischio fiscale.
Sono problemi concreti che non dipendono dalla legge ma dalla capacità delle imprese di organizzarsi per garantire una corretta compliance fiscale.
Note spese: perché serve un sistema integrato e digitale
La Legge di Bilancio 2025 ha introdotto importanti novità nella gestione delle note spese aziendali, spingendo ad adottare pagamenti tracciabili. Tuttavia, per fare davvero la differenza serve un sistema unico che colleghi carte aziendali, note spese e contabilità.
Con un software per la gestione delle note spese integrato:
- ogni pagamento compare subito nel sistema;
- il dipendente carica la ricevuta via app;
- la riconciliazione avviene in automatico.
Il ciclo di approvazione diventa immediato, i controlli sono più semplici e il reparto amministrativo non deve più rincorrere fogli o duplicare attività.
Trasferte e note spese: 4 consigli pratici per PMI
Come possono, concretamente, le PMI trasformare un obbligo in un processo snello e sicuro?
Ecco 4 consigli pratici per semplificare la gestione delle note spese nelle PMI:
1. Scrivere una policy chiara
Stabilire regole semplici su quali spese siano ammesse, con quali strumenti vadano pagate e quando debbano essere rendicontate, così da semplificare la gestione dei rimborsi spese aziendali.
2. Scegliere strumenti integrati
Carte e software devono dialogare: in un unico ambiente si gestiscono emissioni, registrazioni e riconciliazioni, senza passaggi manuali.
3. Formare i collaboratori
Un breve training pratico evita errori e garantisce un utilizzo corretto delle carte di pagamento e delle app di rendicontazione.
4. Centralizzare i dati
Con tutte le informazioni in un unico sistema, l’azienda ottiene report aggiornati e controlli immediati, affrontando nel quotidiano un minor carico di burocrazia.
Note spese digitali: benefici per le PMI
Digitalizzare le note spese non significa solo “essere a norma”, ma significa liberare tempo prezioso, aumentare l’affidabilità dei dati e rendere più semplice la vita di amministrazione e dipendenti.
I vantaggi sono immediati: i rimborsi diventano più rapidi, le spese più trasparenti, gli errori quasi azzerati. Allo stesso tempo, cresce la certezza fiscale: con ogni pagamento tracciato e riconciliato in automatico i rischi di contestazioni si riducono al minimo.
E non è solo una questione tecnica. Una PMI che gestisce trasferte e note spese in digitale si presenta come un’azienda moderna, organizzata e competitiva, al pari delle realtà più grandi.
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