Nell’attuale contesto, la gestione delle presenze per le aziende si è evoluta ben oltre un semplice processo amministrativo, diventando sempre più un’attività complessa e legata all’evoluzione della tecnologia. Negli anni, questa funzione è diventata cruciale per molte realtà e può beneficiare dell’intelligenza artificiale applicata alle risorse umane, in particolare tramite agent AI e strumenti automatizzati che semplificano e ottimizzano tutti gli aspetti legati al controllo presenze, dalla configurazione iniziale (fase chiave per un’implementazione di una nuova soluzione), fino al supporto della chiusura dei cartellini.
Cos’è un Agent AI e come supporta la gestione delle presenze
Adottare un nuovo software per la gestione delle presenze non è mai un’operazione standard, ogni azienda ha esigenze uniche, processi specifici e regole da rispettare, anche quando opera sotto lo stesso contratto nazionale nello stesso settore.
La fase di startup può diventare complessa e richiedere molto tempo, rallentando l’adozione e utilizzo del nuovo sistema. L’obiettivo è sempre che sia il software ad adattarsi alle esigenze dell’azienda.
Con l’utilizzo di tecnologie AI per la gestione presenze questo è possibile, attraverso una configurazione tabellare affiancata da un linguaggio di programmazione altamente flessibile. Con l’utilizzo di un agent AI è possibile affiancare il consulente applicativo, fornendo suggerimenti mirati e analisi di script, facilitando così la fase di implementazione.
Un agent è progettato per elaborare delle informazioni, rispondere alle domande degli utenti, utilizzando modelli avanzati di machine learning. Attraverso le informazioni inserite dall’utente viene analizzato il testo, il contenuto e compreso il contesto per poi elaborare e generare delle risposte adatte.
Immaginate i vantaggi che un sistema di questo tipo potrebbe fornire nella fase di avvio di un software per la gestione delle presenze: le possibilità sono molteplici.
Automatizzare la gestione presenze con l’AI: i vantaggi per le aziende
La richiesta di giustificazione delle assenze da parte dei collaboratori è un altro tema attenzionato nelle aziende per tempi e modalità. Ogni mese si corre il rischio di errori o dimenticanze nonostante i vari solleciti che periodicamente vengono inviati.
Grazie all’intelligenza artificiale questo processo può essere velocizzato: vengono analizzati i dati disponibili come ad esempio turni lavorativi, assenze precedenti, permessi usuali (disponibili) e il calendario. L’utente riceverà un suggerimento personalizzato che potrà confermare o modificare, semplificando la fase di inserimento e riducendo il rischio di errori o dimenticanze.
Migliorare la pianificazione delle ferie con l’intelligenza artificiale
La pianificazione delle ferie è una tra le attività più complesse e time consuming nella gestione del personale e rappresenta difatti una sfida per molte aziende. A inizio anno, tendenzialmente, ai collaboratori viene solitamente richiesto di pianificare i periodi di ferie desiderati, in modo da riuscire a coordinare le varie esigenze del team e permettere ai responsabili di garantire la copertura operativa.
Con l’intelligenza artificiale applicata all’organizzazione del lavoro, è possibile analizzare dati storici, tra cui le preferenze indicate dei singoli collaboratori, eventuali picchi di lavoro e le regole aziendali (come, ad esempio, chiusure programmate o giorni minimi-massimi consecutivi). Il sistema può proporre una pianificazione ottimizzata, aiutando i lavoratori nella programmazione riducendo le sovrapposizioni e garantendo la continuità operativa.
Rilevazione digitale presenze: meno errori e più efficienza grazie all’AI
Tra le numerose attività dell’ufficio del personale, una delle più ripetitive è la verifica mensile o periodica delle presenze di ciascun collaboratore, necessaria per garantire l’elaborazione corretta del cedolino e l’invio dei dati al Payroll. Questo processo include anche la gestione delle anomalie, errori e ritardi nell’inserimento delle informazioni da parte dei vari attori coinvolti. Un sistema digitale di rilevazione presenze con AI può identificare in anticipo eventuali incongruenze, proporre e suggerire correzioni automatiche, andando a ridurre sensibilmente il carico di lavoro degli HR aumentando l’efficienza e la precisione dell’intero processo.
Chatbot e assistenti digitali: i nuovi alleati nella gestione del personale
Quante volte ci troviamo a cercare una risposta veloce durante una giornata di lavoro?
Proviamo ad immaginare un collaboratore che abbia la necessità di trovare un documento, verificare le attività assegnate, consultare il proprio cartellino mensile, il saldo ferie residuo o inserire una richiesta di giustificazione: cosa farebbe?
Nella maggior parte dei casi, la prima azione sarebbe quella di cercare all’interno della soluzione l’informazione, rallentando il processo e sottraendo tempo ad attività più redditizie.
Grazie all’integrazione di una chatbot per la gestione del personale, queste richieste possono essere gestite in modo più snello ed efficiente. La chatbot è uno strumento di efficienza digitale, capace di fornire informazioni in tempo reale, dare suggerimenti mirati, guidare l’utente tra i menù disponibili ed essere interrogato sia tramite testo che con comandi vocali.
La tecnologia al supporto del mondo HR ha fatto un ulteriore passo in avanti, dimostrandosi un supporto quotidiano per tutti gli attori coinvolti all’interno del processo presenze, dal collaboratore al responsabile fino ad arrivare all’ufficio del personale.
L’adozione di strumenti come agent AI, chatbot e soluzioni di automazione HR consente alle aziende di innovare i processi interni, creando nuove opportunità di sviluppo segnando un punto di svolta fondamentale per le realtà che vogliono essere competitive in un mercato sempre più sfidante.
Vuoi sapere di più sulle potenzialità dell’AI applicata alla gestione presenze?
