La Legge di Bilancio 2025 introduce una svolta importante nella gestione delle spese di trasferta, con effetti non solo per le grandi aziende, ma anche – e soprattutto – per le piccole e medie imprese.
Dal 1° gennaio 2025, infatti, la deducibilità fiscale di spese di viaggio, vitto, alloggio e trasporto non di linea sarà consentita esclusivamente se i pagamenti risulteranno tracciabili. Lo stesso vale per le spese di rappresentanza, come gli omaggi ai clienti di valore superiore a 50 euro.
Perché le nuove regole sulla gestione delle spese trasferta sono cruciali per le imprese
Per le aziende più strutturate, che dispongono già di processi digitalizzati, l’adeguamento sarà una formalità. Diverso il discorso per piccole e microimprese, dove spesso la gestione delle spese di trasferta avviene ancora in modo manuale, con ricevute cartacee e pagamenti in contanti.
Questa nuova regola impone un vero cambio di mentalità: sarà necessario dire addio alle note spese gestite su fogli di calcolo o addirittura su carta e passare a sistemi digitali integrati e accessibili anche in mobilità. Non adeguarsi significa rischiare la perdita della deducibilità e possibili sanzioni in caso di controlli fiscali.
Un obbligo, dunque, che può trasformarsi in opportunità: modernizzare i processi, semplificare la burocrazia e guadagnare in efficienza.
Trasferte e note spese: cosa cambia concretamente per le PMI nel 2025
Tutte le spese di trasferta e rappresentanza dovranno essere pagate con strumenti tracciabili: carte di credito aziendali, carte prepagate, bonifici o app di pagamento. Non basterà più conservare semplicemente uno scontrino: ogni spesa dovrà essere collegata in modo trasparente e verificabile al relativo pagamento digitale.
La nota spese, quindi, non potrà più essere un semplice documento cartaceo o un file compilato a mano, ma dovrà diventare uno strumento digitale, possibilmente integrato con la contabilità aziendale.
Perché investire in un software per la gestione delle spese di trasferta
Per le piccole imprese, la tracciabilità delle spese di trasferta non deve essere vista come un ostacolo, ma come un’opportunità per innovare e semplificare la gestione amministrativa. Sul mercato esistono già soluzioni pronte all’uso, semplici da attivare e senza la necessità di competenze informatiche avanzate. Strumenti cloud, accessibili anche da mobile, con OCR per l’acquisizione automatica dei dati dagli scontrini e la possibilità di importare automaticamente gli estratti conto delle carte di credito aziendali.
Oltre alla conformità normativa, questi strumenti permettono di ridurre errori, velocizzare i rimborsi e avere un controllo costante e aggiornato sulle spese aziendali. Meno burocrazia, più trasparenza e più tempo da dedicare alla crescita del business.
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