Chiunque nella vita abbia avuto a che fare con un sistema di gestione (di qualunque tipo, dalla Qualità fino alla Sicurezza) ha avuto automaticamente a che fare anche con l’audit aziendale.

Ma qual è il significato dell’audit? Può aiutare partire prima di tutto dall’etimologia del termine: audit deriva dal verbo latino “audio”, il quale significa “ascolto”.

Nello specifico – e qui si capisce meglio come e perché si parla di auditing aziendale e di internal auditing – al tempo dell’antica Roma si usava questo stesso termine a designare le “audizioni” attraverso le quali dei funzionari controllavano la corretta amministrazione del denaro pubblico. Fin dall’antichità, quindi, questa parola viene usata per indicare un’attività di controllo, di tipo contabile ma non solo.

Cos’è precisamente un audit aziendale?

Vista l’origine del termine, vediamo nel concreto cos’è l’audit ai giorni nostri, all’interno delle aziende. Molto spesso, va detto, questa attività può essere fonte di stress e di preoccupazioni all’interno delle aziende, che vivono l’audit come qualcosa di disturbante.

Semplificando, l’audit interno è un’attività che permette di verificare che le varie regole di processo vengano rispettate. Il fine ultimo è quello di migliorare i processi aziendali e proprio per questo motivo l’audit aziendale non dovrebbe essere visto come minaccioso, bensì come qualcosa costruttivo. Attraverso l’audit, per esempio, è possibile far emergere le debolezze dell’organizzazione e quindi individuare delle soluzioni correttive.

Perlomeno in superficie, lo scopo principale dell’audit aziendale è quello di rispettare le procedure predisposte e quindi di adempiere agli obblighi normativi. Un corretto audit management è peraltro indispensabile anche per ottenere e mantenere nel tempo delle specifiche certificazioni relative ai propri sistemi di gestione presenti in azienda.

L’audit aziendale oltre l’obbligo normativo

Negli ultimi anni sono andate moltiplicandosi le disposizioni normative relative alla gestione del rischio e ai sistemi di controllo interno. Sarebbe però sbagliato guardare all’audit management esclusivamente come a una procedura da espletare per rispettare le normative vigenti.

Gli audit aziendali sono infatti fondamentali per ridurre i contrattempi e gli incidenti, per salvaguardare la salute dei dipendenti e, in ultima analisi, per ottimizzare i processi aziendali e quindi anche la produttività. É in questo senso, che, come anticipato, l’auditing aziendale deve essere affrontato come un’attività costruttiva.

Come si conduce un audit interno

Strumento centrale in ogni processo di auditing aziendale sono senza dubbio le checklist,  quindi delle liste di attività da eseguire per avere la certezza di raccogliere tutti i dati e tutte le informazioni necessarie, per controllare l’adeguamento normativo e per ottimizzare i processi.

Una volta raccolte tutte le informazioni mediante interviste a analisi sul campo, è possibile passare all’elaborazione delle eventuali criticità rilevate, individuando le soluzioni più efficaci.

Risulta fondamentale per condurre degli audit aziendali efficaci, semplici, completi e rapidi, poter contare su dei software di audit management, particolarmente preziosi, tra l’altro, grazie al supporto di checklist predefinite per ogni esigenza.