Non bisogna temere l’innovazione, soprattutto quando questa paura infondata porta a non sfruttare quelle opportunità capaci di snellire il carico di lavoro e rendere i processi gestionali meno onerosi: la conservazione digitale è fattibile, è semplice, e nella maggior parte dei casi è anche economicamente conveniente.
L’obbligo della fatturazione elettronica nei confronti della Pubblica Amministrazione, introdotto dalla Finanziaria del 2008, è stato il primo forte stimolo verso la digitalizzazione delle imprese italiane, le quali stanno ora capendo che limitare questa rivoluzione alle sole fatture (o ancora più ristrettamente, alle sole fatture verso la PA) può essere sterile e controproducente.
La figura del responsabile della conservazione digitale
La reticenza delle imprese italiane nell’estendere la conservazione digitale ben oltre la pura fatturazione elettronica è probabilmente da ricondurre alla paura di non essere in grado di gestire in modo efficace tale processo. Tuttavia i vantaggi ottenibili da un’ottimale gestione della archiviazione sostitutiva sia in ambito privato che pubblico sono concreti e significativi.
Non a caso, del resto, il Decreto legge 82/2005 ha previsto obbligatoriamente per le pubbliche amministrazioni la figura del Conservatore dei documenti digitali, ovvero il responsabile della sostenibilità e dell’efficacia dell’archiviazione digitale.
Le competenze richieste a tale scopo non sono certamente poche: si va dalle competenze digitali a quelle manageriali, oltre a quelle prettamente legali ed archivistiche, le quali vanno a definire una figura che deve essere in grado di trasformare un’intera struttura aziendale da analogica a digitale, tenendo conto di tutti gli aspetti normativi, informatici, organizzativi e archivistici che accompagnano tale rivoluzione.
I compiti del responsabile della conservazione sostitutiva
- Definire le caratteristiche del sistema di conservazione e organizzare i contenuti affinché questi siano velocemente accessibili
- Descrivere i contenuti di tutti i documenti
- Identificare eventuali persone alle quali delegare delle responsabilità di conservazione
- Indicare delle copie di sicurezza
- Rendere accessibile e mantenere in funzione un archivio software con le diverse versioni delle applicazioni
- Assicurare la sicurezza logica e fisica del sistema in uso per la conservazione sostitutiva
- Definire tutti i processi e le procedure necessarie per rispettare le normative sull’apposizione del riferimento temporale
- Assicurare la presenza di un pubblico ufficiale, ovvero di un notaio, laddove si renda necessario un suo intervento
- Verificare periodicamente l’effettiva leggibilità dei documenti conservati, ricorrendo se necessario ad archiviazioni su nuovi supporti
Oltre l’ambito professionale
La conservazione digitale si affaccia al mondo universitario
Sposando l’agenda digitale del governo, anche il contesto formativo italiano ha finalmente recepito l’importanza della conservazione digitale.
Dall’anno accademico 2016/2017 sarà infatti attivato dall’Università della Calabria il primo corso di laurea magistrale italiano in Gestione e Conservazione dei Documenti Digitali, allo scopo di formare i nuovi responsabili dell’archiviazione sostitutiva documentale.
Quella intrapresa dall’ateneo calabrese è un’iniziativa di grande valore non solo a livello regionale ma anche nazionale, e potrebbe portare all’attivazione di corsi di studio analoghi anche in altre università del paese.