Con l’avvicinarsi del termine della fase emergenziale sono tantissime le Aziende che stanno ridisegnando i propri modelli organizzativi per accogliere i principi dello smart working e del lavoro ibrido.
Molte di quelle che lo hanno già fatto sono intervenute riprogettando gli spazi e introducendo la tecnologia, due elementi che assicurano un cost saving molto importante e agevola le attività quotidiane del personale all’interno degli ambienti di lavoro.
La gestione e l’utilizzo degli spazi all’insegna dei nuovi canoni di flessibilità e discontinuità richiederà un’evoluzione sempre più rapida, una sorta di “corsa contro il tempo” necessaria per assecondare le mutate esigenze delle organizzazioni e mantenere alti i livelli di produttività, benessere ed engagement delle proprie persone.
La ciclicità del processo di evoluzione degli spazi
Il processo di evoluzione degli spazi non lo definirei solo rapido, ma anche ciclico. Oltre al tempo devono essere considerati altri tre fattori:
- l’offerta, quello che l’Azienda propone al proprio personale in materia di spazi, beni e servizi;
- la domanda, quello che il personale richiede realmente all’Azienda;
- il monitoraggio e l’analisi dei dati di utilizzo ed occupazione, il “collante” tra una fase evolutiva e quella successiva.
Ed è proprio la fase di monitoraggio e analisi dei dati a rappresentare uno step di cui le Aziende non possono fare a meno se vogliono sapere con immediatezza quanto sia efficace l’attuale modello di workplace e, di conseguenza, riposizionare un’offerta che sia più in linea con le esigenze dell’organizzazione aziendale.
L’importanza dei dati per l’analisi e il monitoraggio degli spazi di lavoro
Riproporre un nuovo modello occupazionale degli spazi può essere un processo dispendioso soprattutto da un punto di vista economico, in questo la tecnologia ha il dovere di assecondare il business evidenziando in modo mirato tutti i fenomeni del processo: pro e contro, pregi e difetti, situazioni ottimali ed inefficienze, insomma trasformare i dati in una fonte di informazioni utile per avviare un processo decisionale veloce, mirato, in una parola concreto.
Questi sono i criteri che ci hanno guidato alla realizzazione di un template di PowerBI dedicato all’analisi e al monitoraggio degli spazi di lavoro in cui il dato acquista centralità e l’analisi diventa di facile interpretazione.
Di seguito vengono mostrati alcuni esempi.
KPI, grafici, pivot, mappe geografiche filtrabili per periodo, sedi, con possibilità di effettuare focus più approfonditi per aree/piani, funzioni aziendali, tipologie di asset, questi gli strumenti che ci hanno permesso di generare output di analisi a più livelli:
- disponibilità e capienze consentite (risorse disponibili);
- livelli di occupazione e saturazione degli spazi (prenotazioni);
- livelli di effettivo utilizzo degli spazi (conferme tramite check-in e check-out);
- incidenza dei “no show” (mancati check-in e check-out sulle prenotazioni effettuate);
- incidenza delle disdette;
- analisi dei livelli di picco sulla previsione di utilizzo e sull’utilizzo effettivo;
- inefficienze, risorse mai o meno utilizzate;
- trend di occupazione ed utilizzo per giorno della settimana, confronto tra settimane, mesi, ecc.
7 pagine di analisi a disposizione del management per prendere decisioni efficaci!
La tecnologia per gestire al meglio gli spazi lavorativi
Il template è nativamente integrato con ZWorkspace, i dati vengono letti realtime dall’applicativo e vengono filtrati automaticamente in base al profilo e al cono di visibilità dell’utente per garantire la massima sicurezza. È disponibile in versione desktop e mobile, comodamente da smartphone o tablet.
Nell’era del digitale la velocità è la fonte più grande di vantaggio competitivo. La velocità nell’adozione di queste nuove tecnologie e delle conseguenti strategie digitali è il nuovo catalizzatore per le aziende “tradizionali” che altrimenti dovrebbero arrendersi alla concorrenza.
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