È passato ormai un anno dal primo lockdown delle aziende italiane. Questa misura estrema per il contenimento della pandemia, come è noto, ha portato le imprese ad adottare in massa lo smart working: da un paper di Bankitalia, per esempio, si scopre che le realtà che hanno adottato il lavoro da remoto sono state l’82,3% del totale rispetto al 28,7% relativo al 2019.

Come si legge nel medesimo studio, “l’utilizzo dello smart working è aumentato soprattutto tra le imprese più dinamiche e innovative”. Per adottare in modo efficiente lo smart working è infatti necessario ripensare l’intero approccio al lavoro, cambiare la cultura aziendale, nonché poter contare su specifiche tipologie di strumenti digitali. Una cosa è certa: qualche anno fa un’adozione di massa del lavoro da remoto in via emergenziale sarebbe stata semplicemente impossibile.

Questo perché lo smart working presuppone un certo livello di avanzamento nel processo di digitalizzazione dei documenti, quindi di evoluzione della gestione documentale. E per poter approfittare davvero dei vantaggi del lavoro agile – quali l’aumento della produttività, la riduzione dei costi, la fidelizzazione dei talenti – è necessario impegnarsi ancora di più sul fronte della dematerializzazione e digitalizzazione dei documenti.

Dematerializzazione e della digitalizzazione dei documenti

L’evoluzione della gestione dei documenti ha quindi avuto un ruolo fondamentale nel sostenere l’economia durante le fasi più dure dell’emergenza sanitaria. Si parla nello specifico di digitalizzazione e dematerializzazione, ovvero due concetti simili, spesso usati come sinonimi, che però nascondono due significati leggermente differenti. Si tratta in entrambi i casi di processi..

L’obiettivo del processo di dematerializzazione è, come si può intuire, quello di convertire il documento cartaceo in un documento di natura informatica, o meglio, elettronica. Ma non è tutto qui, non basta tradurre un documento di carta in un documento di bit. Il fine ultimo della digitalizzazione è infatti quello di preservare in toto il valore giuridico e probatorio del documento convertito.

Ne consegue dunque il fatto che, terminato il processo di dematerializzazione, il documento originale cartaceo possa essere del tutto eliminato, potendo contare su un sostituto elettronico di pari valore. Quando si parla di dematerializzazione si parla dunque di un progetto specifico che ha come obiettivo fondamentale quello di convertire dei documenti cartacei in documenti elettronici equivalenti.

Quando si parla di digitalizzazione, invece, ci si riferisce propriamente alla riorganizzazione generale dei procedimenti. È possibile affermare che la digitalizzazione presuppone e contiene la dematerializzazione, partendo per l’appunto proprio dalla gestione di documenti informatici e che entrambi questi concetti, di concerto, sono fattori abilitanti fondamentali per l’adozione di un modello di lavoro ‘smart’.

La dematerializzazione dei processi

Da un altro punto di vista si potrebbe dunque dire, semplificando, che la digitalizzazione è la dematerializzazione dei processi aziendali, ed è proprio questo che le imprese necessitano per attuare in pieno lo smart working.

Con la dematerializzazione il lavoro smette di essere un luogo: l’ufficio può essere ovunque, o meglio, ovunque ci sia un dispositivo come un pc, un tablet o uno smartphone, attraverso il quale condividere i documenti dematerializzati – o nativamente digitali – dell’azienda.