All’interno di un’azienda, una maggiore efficienza si traduce nella maggior parte dei casi in un maggiore successo nel business. Ma quali sono i fattori che possono influenzare positivamente la produttività delle risorse umane? Sono molti, moltissimi: si va dai sistemi di incentivi e motivazione del personale fino all’architettura dei luoghi di lavoro. Un elemento fondamentale per aumentare l’efficienza sul luogo di lavoro è però soprattutto la corretta organizzazione della turnistica: una distratta gestione degli orari, dei riposi e degli straordinari potrebbe infatti compromettere seriamente il rendimento delle risorse umane, mettendo così a repentaglio anche il raggiungimento degli obiettivi aziendali.
Le direttive europee sugli orari di lavoro
L’organizzazione dei turni di lavoro diventa un’operazione complessa nei casi in cui il business aziendale richieda un servizio costante, non limitato, quindi, alle classiche otto ore giornaliere. Questo succede in particolar modo nel settore sanitario, nei trasporti e in molti casi anche nel manifatturiero, il quale spesso prevede una produzione continua. Ancor prima di decidere gli orari di lavoro seguendo le esigenze dell’impresa e dei dipendenti è ovviamente necessario seguire le direttive vigenti. I regolamenti dell’Unione Europea, in questo senso, distinguono quattro momenti differenti: il periodo di lavoro, quello del lavoro straordinario, quello di riposo e quello del lavoro notturno. Quest’ultimo, in particolare, viene definito come quel lasso di tempo di almeno 7 ore consecutive comprendenti un intervallo che va dalla mezzanotte alle 5 del mattino.
I paletti orari
Stando alle direttive europee, ogni lavoratore dipendente ha il diritto di un monte di ore di riposo pari a 11 ore consecutive su un periodo di 24 ore. Per quanto riguarda invece il riposo settimanale, la legge impone un intervallo di almeno 24 ore ogni 7 giorni, alle quali vanno ovviamente aggiunte anche le 11 ore previste dal riposo giornaliero. Una regola ancora più generale stabilisce che in nessun caso la durata media del lavoro settimanale deve superare le 48 ore, compresi gli straordinari. Bisogna però sottolineare che quest’ultimo limite prescrive una media, e non un limite singolo: questo significa che un dipendente può essere chiamato a lavorare per un numero maggiore di ore nell’arco di una settimana, a patto che, in un arco temporale più ampio, la media resti sempre inferiore alle 48 ore.
Il calcolo del riposo settimanale
Si può facilmente capire che, nella stesura dei turni di lavoro in un’azienda in cui la produzione è continua, il maggiore scoglio su cui si imbatte il management aziendale è costituito dal riposo settimanale. Ogni turno di lavoro deve infatti rispettare sia il riposo giornaliero (11 ore) che quello settimanale (35 ore, ovvero 24 più 11 ore, in quanto il diritto al riposo settimanale non può assorbire il diritto al riposo giornaliero). Ne consegue dunque che, per esempio, le 24 ore di riposo settimanali non possono essere facilmente incastrate tra un turno serale e un successivo turno di mattina: se infatti il primo turno terminasse alle 24, il turno successivo al giorno di riposo non potrebbe iniziare prima delle 11 di mattina. Solo così, infatti, si avrebbero le 35 ore di riposo consecutive sancite dalla legge.
Non basta seguire le normative: l’obiettivo è l’efficienza
Il rispetto delle direttive europee è dunque una base necessaria per imbastire una corretta organizzazione del lavoro. Ma per soddisfare nel migliore dei modi possibili sia le esigenze aziendali che quelle degli impiegati, soprattutto nelle aziende con un discreto numero di dipendenti, seguire le normative non è sufficiente. Per garantire la massima efficienza del lavoro, infatti, è necessario assegnare di volta in volta le risorse con le competenze più adatte alle diverse attività: questa attività di scheduling, per raggiungere risultati apprezzabili, richiede ovviamente un notevole dispiego di tempo e di risorse da parte del management. Per snellire questo carico di lavoro, abbreviare le tempistiche e razionalizzare i turni è quindi consigliabile l’adozione di un programma per la turnistica di lavoro, in grado di fornire soluzioni ad hoc sia ai soggetti interni che esterni al processo della gestione degli orari.
Scheduling razionale: meno sprechi di risorse
Ma in quale modo un software per gestire i turni di lavoro può aumentare l’efficienza? Ebbene, è presto detto. In primo luogo, un corretto scheduling delle risorse umane può evitare di ritrovarsi con un surplus di dipendenti impiegati in un’attività che potrebbe richiedere un investimento minore, così da velocizzare il processo ed alleggerire il libro paga aziendale. Un programma per la gestione della turnistica permette inoltre di prevenire l’affaticamento del personale, consentendo una veloce ridistribuzione del carico di lavoro, grazie alla possibilità di incrociare le varie competenze dei dipendenti. I migliori software, infine, offrono ai dipendenti la possibilità di richiedere delle variazioni sulla pianificazione attraverso un semplice strumento di workflow.
Una corretta gestione della turnistica, dunque, non deve essere vista come una mera applicazione delle direttive europee: assegnare i turni in modo razionale, tagliare i costi della compilazione manuale dello scheduling e garantire ai dipendenti una suddivisione equa del lavoro sono alcuni tra i modi migliori per aumentare l’efficienza aziendale.
