Come scegliere un software ERP? Sono tante le aziende che si pongono questa domanda al momento di acquistare il primo software di gestionale aziendale o di sostituire quello attualmente in uso. I fattori da tenere in considerazione, però, non sono pochi, e le conseguenze di una scelta errata possono essere importanti quanto gravi.

Un ERP non personalizzabile, tecnologicamente superato e difficile da utilizzare, infatti, può minare seriamente l’efficienza di un’azienda: per questo motivo in questo articolo raccoglieremo non solo i vantaggi dei software gestionali, ma anche alcuni importanti consigli per scegliere il software ERP più adatto alla propria azienda.

Cos’è un ERP?

L’acronimo ERP sta per Enterprise Resource Planning, ovvero per ‘pianificazione delle risorse dell’impresa’. Si tratta dunque di un software – meglio, di un sistema – volto alla gestione e alla pianificazione aziendale nel senso più ampio, integrando dunque svariati processi, dall’amministrazione alla produzione, dalla contabilità alla supply chain, dagli acquisti alle vendite, e via dicendo.

Il funzionamento dei sistemi ERP si basa sulla raccolta centralizzata dai dati prodotti dai diversi reparti aziendali, così da eliminare il disallineamento delle informazioni e costruire una banca dati unica e affidabile. I sistemi ERP, va sottolineato, non sono rimasti immutati nel tempo.

Se fino a qualche anno fa le loro funzioni erano perlopiù di carattere amministrativo e logistico, oggi i software gestionali aziendali integrano anche funzioni legate all’approvvigionamento delle risorse, al controllo di gestione e alla gestione del rapporto con i clienti.

I vantaggi dei sistemi ERP per le aziende

Sono tanti e differenti i vantaggi dell’adozione di un ERP all’avanguardia e adeguato alle esigenze aziendali. Ecco i principali:

  • l’integrazione tra i reparti aziendali garantisce una visione completa e sempre aggiornata;
  • grazie alla semplificazione dei processi di business, i costi operativi aziendali vengono ridotti;
  • in virtù della condivisione continua di informazioni tra reparti e tra utenti, si eliminano i ritardi e si rafforza la collaborazione;
  • la creazione di esaustivi report in tempo reale permette di effettuare delle analisi precise del business e delle performance;
  • l’interfaccia comune permette una comunicazione reale tra i più diversi reparti, anche tra quello più distanti: l’ERP crea dunque un linguaggio comune aziendale;
  • maggiore coerenza, con un’unica soluzione software, un unico fornitore, un’unica base dati.

Come scegliere il software gestionale aziendale?

Torniamo dunque alla domanda iniziale: come scegliere un software ERP? La prima cosa da valutare in un software gestionale aziendale è la sua flessibilità: ogni sistema ERP che si rispetti, infatti, deve adattarsi al meglio alle esigenze della singola impresa. Diventa dunque fondamentale volgere lo sguardo verso le soluzioni modulari, capaci dunque di adattarsi alle aziende di qualunque settore e di qualsiasi dimensione.

Quanto alle funzionalità vere e proprie, è necessario domandarsi se l’ERP in esame sia effettivamente in grado di gestire in modo efficace i peculiari processi aziendali che richiedono di essere ottimizzati.

L’ERP ideale, inoltre, deve essere semplice da usare, e quindi permettere un veloce apprendimento da parte di tutti gli addetti, grazie a processi snelli e interfacce grafiche intuitive. Infine, sono da valutare l’affidabilità del software (in base all’affidabilità del produttore stesso) e l’integrabilità con altri software, come quello relativi a Business Intelligence, Fatturazione Elettronica, Conservazione digitale e via dicendo.

Ecco, queste sono le principali domande da porsi al momento della scelta tra un sistema ERP e un altro per essere certi di dotare l’azienda dei software più adatti e funzionali.